Privacyverklaring

Gegevensregistratie regeling binnen de HKWB per maart 2018.

De Historische Kring West-Betuwe (hierna: HKWB) legt de gegevens van haar leden vast conform de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) welke in mei 2018 van kracht gaat/is gegaan. Mogelijke tussentijdse veranderingen worden op deze website aangepast.

De gegevens van haar leden die door de HKWB worden vastgelegd zijn:

Voornaam, achternaam, adres (straat, huisnummer, postcode en woonplaats), telefoonnummer(s), E-mailadres, datum aanvang lidmaatschap, datum einde lidmaatschap en soort lidmaatschap. Daarnaast aangegeven interesses van het lid. 

Redenen, doel, wijze en plaats van het vastleggen van persoonsgegevens:

1. Ledenadministratie. In de ledenadministratie worden alle bovengenoemde gegevens vastgelegd in een elektronisch bestand door de daartoe door het bestuur aangewezen functionaris. Het basisbestand staat alleen op de computer van betreffende functionaris en niet in de cloud of op servers van derden. Betreffende functionaris draagt er zorg voor dat hij/zij een up-to-date sturingsprogramma en anti-virusprogramma gebruikt op deze computer.

Doel van het bestand is het inzichtelijk hebben van wie er lid is van de vereniging en waar de belangstelling naar uit gaat, zodat communicatie met de leden mogelijk is.

Oud-leden kunnen hun gegevens 2 jaar na datum einde lidmaatschap laten verwijderen uit de ledenadministratie.

2. Financiële administratie. Doel van de registratie is inning van de contributie op persoonsniveau. Ook wordt de inning van bijdrages aan de activiteiten van de HKWB op persoonsniveau vastgelegd voor zover deze via de verenigingskas lopen. De belastingwetgeving schrijft voor dat de HKWB de financiële administratie 7 jaar bewaart.

3. Website. Doel van de website is om leden en niet-leden inzage te geven in het reilen en zeilen van de HKWB. De volgende persoonlijke gegevens van de bestuursleden staan vermeld: voornaam, achternaam en functie binnen het bestuur. Er is een algemeen secretariaatsadres.

Op de website staan o.a. de Nieuwsbrieven, digitale nieuwsbrieven en de goedgekeurde verslagen van de algemene ledenvergaderingen. Hierin staan voornamen en achternamen van personen. Vanwege de ANBI-status van de HKWB worden ook het financiële jaarverslag, het secretarieel jaarverslag, het beleidsplan en de begroting op de website vastgelegd.

Hier staan geen persoonsgegevens in vermeld.

4. Ledenlijst. De Ledenadministratie stelt één of meerdere keren per jaar een ledenlijst op. Doel van de ledenlijst is een overzicht behouden van het aantal leden, het verzenden van de (inmiddels digitale) Nieuwsbrief en Mededelingen en controle houden op de betalingen. Zowel het Dagelijks Bestuur als het Algemeen Bestuur mag de ledenlijst ontvangen als bestandsbijlage via de mail, waarin alleen de contactgegevens vermeld staan. Privé-opmerkingen worden niet meegestuurd. De overige leden ontvangen nimmer een ledenlijst. De ledenlijst wordt niet op de website of enig ander deel van het internet geplaatst. Zodra het lidmaatschap is beëindigd vervalt ook de vermelding van het oud-lid op deze lijst. Gegevens van oud-leden blijven zo alleen nog voor de ledenadministratie inzichtelijk. Oude ledenlijsten dienen bij de overige bestuursleden te worden verwijderd van de computer zodra een nieuwe beschikbaar wordt gesteld. De bestuursleden zijn gehouden aan de verplichting om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan en mogen deze niet verder verspreiden. De ledenlijst bevat alleen gegevens van de huidige leden.

4.1 Naast leden bevat deze lijst ook adressen van zusterverenigingen van Historische Kringen waarmee een ruil-abonnement is aangegaan, namen van mensen die een cadeau-abonnement hebben, Regionaal Archief, regionale bibliotheken en Erfgoedinstanties. Doel en gebruik van de gegevens is het kunnen verzenden aan en communiceren met deze personen en instanties.

5. Bibliotheek en archief. De HKWB beschikt over een bibliotheek en een archief. Deze zijn twee keer per maand op woensdagmiddag te bezoeken. Doel van de bibliotheek is uitleen van boeken aan haar leden. Doel van het archief is dat leden ter bestudering inzage hebben in oud naslagwerk. De boeken uit het archief zijn uitsluitend ter inzage voor de leden en mogen niet uitgeleend worden. De bibliothecaris beschikt over een recente papieren ledenlijst om te kunnen controleren of mensen lid zijn. Deze wordt hem uitgeprint overhandigd.

6. Nieuwsbrief en tijdschrift “Mededelingen”. Doel van de Nieuwsbrief is mensen op de hoogte stellen van de komende activiteiten van de HKWB en via het tijdschrift Mededelingen interessante artikelen delen over allerlei wetenswaardige en historische onderwerpen. Om het organiseren en communiceren binnen de HKWB mogelijk te maken verzendt de HKWB 3x per jaar een Nieuwsbrief en het tijdschrift “Mededelingen” naar de leden. Verzending van de Nieuwsbrief vindt desgevraagd en met toestemming van de persoon digitaal als PDF en onder BCC plaats. Organisatoren en schrijvers van artikelen die mededelingen doen in deze Nieuwsbrief en daarbij hun gegevens vermelden, geven daarmee impliciet toestemming om deze gegevens te (laten) publiceren aan de volgende doelgroepen: alle leden van de HKWB, gastdeelnemers aan een HKWB-activiteit (zij die graag willen kennismaken met de vereniging of deel willen nemen aan een excursie), adverteerders, zusterverenigingen van Historische Kringen waarmee een ruil-abonnement is aangegaan, cadeau-abonnementen, Regionaal Archief, regionale bibliotheken en Erfgoedinstanties en overige relaties.

6.1 Verzending Nieuwsbrief en Mededelingen. De ledenadministratie zorgt voor digitale verzending van alle benodigde adresgegevens naar de drukker. De drukker zorgt voor een papieren postverzending. Adressen worden per keer door de ledenadministratie digitaal aangeleverd aan de drukker. De drukker gebruikt deze gegevens uitsluitend en alleen om éénmalig de verzending mogelijk te maken. Hierna wordt de lijst vernietigd.

7. Leveranciers en diensten. Doel is altijd het leveren van goederen en diensten aan de HKWB mogelijk te maken. 

7.1 Excursies. Organisatoren zijn veelal verplicht om een deelnemerslijst te maken. Bij een meerdaagse excursie met overnachting zullen gegevens van de gasten op grond van de plaatselijke APV vastgelegd moeten worden. Daar waar zij deze gegevens vooraf van de vertegenwoordiger van de HKWB verlangen zal de HKWB hieraan mee moeten werken. De HKWB zal dit met zo veel mogelijk terughoudendheid doen. Als voor een excursie meer gegevens nodig zijn dan waar de vereniging over beschikt dan worden deze éénmalig door de organisator van het evenement opgevraagd bij de deelnemers en niet verder vastgelegd dan op de voor die activiteit noodzakelijke formulieren.

7.2 Verenigingsregistratie. Om als vereniging te kunnen functioneren is registratie bij de Kamer van Koophandel (vanaf hier: KvK) noodzakelijk. De KvK ontvangt hiertoe de door ons vastgelegde gegevens van alle bestuursleden en verlangt daarnaast tevens een kopie van een geldig legitimatiebewijs. De KvK hanteert één door de HKWB aan te geven adres als postadres. Dit adres wordt mogelijk door KvK nog steeds doorverkocht t.b.v. mailingsactiviteiten door derden, waarop de HKWB geen zicht heeft.

7.3 Bank. Doel van een bankrekening is het innen van de contributie en advertentiekosten en betalingen doen voor excursies en diensten. Om een bankrekening te kunnen voeren moeten van de penningmeester en evt. andere gemachtigden de persoonsgegevens van die personen overhandigd worden aan de bank.